5.1 El proceso de solicitud de propuestas
1. ¿Qué es una solicitud de propuesta?
Es la cotización o propuestas que pide un posible comprador. Debe incluir las fechas de entrega, las características del producto o servicio —según las especificaciones de cliente—, y también debe ser conciso, organizado y fácil de entender para el comprador.
Una propuesta se debe redactar poniendo atención en cuáles son las necesidades del cliente y escribirlas para no olvidarlas al momento de planearla.
2. Elementos representativos de una propuesta
Las propuestas tienen 3 partes importantes que son:
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Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo debe contener el costo total menos los ahorros totales, una breve descripción del problema y de la solución propuesta, debe ser diseñado para llamar la atención de los ejecutivos que siempre están ocupados o no están muy interesados.
Es común que se pida a los vendedores que presenten su oferta al comité de compras, donde todos sus miembros tienen puestos diferentes y la información que necesita o le interesa a cada uno varía, por lo que se prepara una propuesta separada dependiendo del área que maneja.
Para la presentación oral que se da a los compradores debe ser breve de 5 a 10 minutos resumiendo la información y después responder preguntas. Se les puede dar por escrito la propuesta completa antes de la presentación o durante e irla distribuyendo dependiendo de la sección que se esté discutiendo.
Descripción de la situación actual con base en la situación propuesta
La descripción de la situación actual con base en la situación propuesta indica lo que se pretende hacer diferente con las acciones que se están proponiendo, y además se muestran los resultados esperados de dichos cambios.
Presupuesto
El presupuesto son los números que contiene el plan propuesto donde se mencionan los costos en los que se incurrirán, pero también se tendrán resultados en las ventas con estas acciones.
Esto se complementa con un flujo de efectivo donde se conocen los resultados de las acciones además de que puede obtenerse un Valor Presente Neto del proyecto (VPN).
3. Análisis de valor: cuantificación de la solución
Al hecho de comparar cómo el costo de la oferta se compensa con el valor agregado de la inversión se le llama cuantificación de la solución o análisis de valor. Las formas para cuantificar la solución son: analizar sencillamente el costo-beneficio, realizar un análisis comparativo de costo-beneficio, revisar el rendimiento de la inversión, el periodo de reembolso, el Valor Presente Neto y el costo de oportunidad.
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4. Cuantificando la solución
A continuación se describe detalladamente las formas en cómo se cuantifica la solución de acuerdo al análisis de valor.
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Es hacer un listado de todos los costos para el comprador y los ahorros que se pueden obtener de la inversión. En este caso el comprador debe proporcionar la información lo más exacta posible para calcular los ahorros.
Es la comparación de los costos actuales con el valor de la solución que se ofrece y también compara el producto del comprador con su competidor. Es importante que cuando se cuantifiquen los costos se determine monetariamente el tiempo perdido de producción o cuánto cuesta el tiempo extra.
Son siglas (RSI) o (ROI en inglés) son las utilidades o ahorros netos que se espera de una inversión. Los vendedores deben descubrir cuál es el RSI esperado para tratar de que sepa que cumpla o supere en la propuesta.
Es el tiempo que se tarda en regresar la inversión (en efectivo), y se refleja en la entrada de efectivo y en los ahorros.
Para el comprador este periodo indica la rapidez con la que podrá recuperar su dinero y se toma como una medida de riesgo personal.
Es el cálculo del valor neto actual del flujo de efectivo menos la inversión. La empresas realizan un proceso llamado descuento de flujos de efectivo para recalcular las entradas futura de flujo de efectivo en dólares.